ZASADY OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ ZAGRANICZNYCH WYJAZDÓW SŁUŻBOWYCH


PRZED WYJAZDEM:

Pracownik podejmujący służbowy wyjazd zagraniczny powinien co najmniej na 14 dni przed planowanym terminem wyjazdu, przedłożyć w Dziale Współpracy Międzynarodowej do akceptacji rektora:

WNIOSEK NA WYJAZD ZAGRANICZNY

Pracownik zaznacza na Wniosku na wyjazd zagraniczny pozycję „podróż służbowa” w przypadku wyjazdów na:

Cel wyjazdu Kryteria
konferencja, sympozjum, kongres, seminarium do wniosku o zagraniczny wyjazd służbowy należy dołączyć potwierdzenie czynnego uczestnictwa (potwierdzenie przyjęcia referatu, posteru) lub członkostwa w komitecie naukowym/organizacyjnym
wyjazdy studyjne, monitoring studentów realizacja projektów międzynarodowych, reprezentowanie uczelni
konsultacje naukowe do wniosku należy dołączyć potwierdzenie planowanych spotkań lub zaproszenie strony przyjmującej

Pracownik zaznacza na Wniosku na wyjazd zagraniczny pozycję „urlop płatny art. 130 pkt. 3 ustawy PSWiN” w celu odbycia za granicą kształcenia, stażu naukowego albo dydaktycznego, uczestnictwa w konferencji albo uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych z podmiotem zagranicznym na podstawie umowy o współpracy naukowej. Do wniosku należy dołączyć zaproszenie lub potwierdzenie przyjęcia od jednostki przyjmującej.


Kalkulacja kosztów zagranicznych wyjazdów służbowych:

Zasady ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju określone są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. 2013 poz. 167).

Zgodnie z Rozporządzeniem pracodawca ustala środek transportu właściwy do odbycia zagranicznej podróży służbowej.

W przypadku podróży samolotem zalecane jest korzystanie z klasy ekonomicznej oraz taryfy APEX, a także innych taryf ulgowych (bilety grupowe).

Zakupu biletów lotniczych dokonuje Dział Współpracy Międzynarodowej w konsultacji z pracownikiem wyjeżdżającym za pośrednictwem biura podróży, które realizuje dostawę biletów lotniczych. Zakup biletów może zostać dokonany tylko po przedłożeniu przez pracownika wniosku na zagraniczny wyjazd służbowy!

Na wniosek pracownika rektor może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W tym przypadku pracownik zobowiązany jest przedłożyć do akceptacji rektora Wniosek o używanie pojazdu pracownika do celów służbowych

Przy kalkulowaniu kosztów służbowego wyjazdu zagranicznego należy kierować się zasadą ponoszenia najniższych możliwych kosztów.

Odbiór zaliczek na wyjazd zagraniczny:

Zaliczki w walucie obcej na wyjazdy zagraniczne można odbierać:

  1. W II Oddziale Banku Pekao S.A. w Bydgoszczy przy pl. Teatralnym 4 za okazaniem dowodu osobistego lub paszportu
  2. W Oddziale w Bydgoszczy przy ul. E. Kwiatkowskiego 2. W tym przypadku należy zgłosić ten fakt w Dziale Współpracy Międzynarodowej, a następnie odebrać z Sekcji Finansowej Kwestury (bud. 2.1, pok. 32) dokument Polecenie Zapłaty i przedłożyć go w placówce banku

Zaliczkę złotówkową na wyjazd zagraniczny można pobrać w 13 placówkach Banku Pekao S.A. w Bydgoszczy oraz we wszystkich oddziałach Banku Pekao S.A. na terenie całego kraju, w ramach usługi AUTOWYPŁATA. Wypłata gotówki będzie możliwa po przedstawieniu w banku swojego dowodu osobistego lub paszportu oraz poinformowaniu kasjera, że jest to „AUTOWYPŁATA z UTP” .

Placówki Banku Pekao S.A. dostępne są pod adresem: http://www.pekao.com.pl/placowki_bankomaty.


Udzielanie urlopów na staże naukowe, dydaktyczne i szkoleniowe

Zasady udzielania urlopów osobom kierowanym na staże zagraniczne:

  • Pracownik kierowany za granicę otrzymuje urlop płatny w celu odbycia za granicą kształcenia, stażu naukowego albo dydaktycznego, uczestnictwa w konferencji, uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych z podmiotem zagranicznym na podstawie umowy o współpracy naukowej, po przedłożeniu wniosku o udzielenie płatnego urlopu ze zgodą kierownika jednostki (dziekana).
  • Decyzję o przyznaniu urlopu podejmuje rektor.

PO POWROCIE:

Rozliczenie delegacji

  • Po powrocie do kraju pracownik zobowiązany jest w ciągu 14 dni przedłożyć w Dziale Współpracy Międzynarodowej ROZLICZENIE pobranej zaliczki dewizowej oraz związane z pobytem faktury (do faktur podaje się pełną nazwę Uczelni, adres: al. prof. Sylwestra Kaliskiego 7, 85-796 Bydgoszcz oraz NIP 554-031-31-07). Wymagane są również rachunki, które dotyczą wcześniej dokonanych przedpłat (opłaty konferencyjnej, noclegów itp.). Rozliczenie zaliczki powinno być dokonane w walucie otrzymanej zaliczki.
  • Rozliczenie obejmuje:
    • należności niewymagające udokumentowania: diety, ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowej oraz ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z lotniska lub dworca (dieta dojazdowa),
    • należności wymagające udokumentowania: koszty podróży (bilety), noclegi (rachunek, także w przypadku płatności kartą płatniczą, wystawiony na Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy), inne wydatki, których poniesienie było niezbędne w trakcie trwania delegacji.
  • Delegowany, który nie pobrał przed wyjazdem zaliczki dewizowej występuje o zwrot należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej, składając ROZLICZENIE jw.
  • Prawidłowość naliczania kosztów potwierdza Dział Współpracy Międzynarodowej, a następnie zatwierdza prorektor ds. nauki i ewaluacji. Przekroczenie limitu na nocleg, przekroczenie kosztów przedstawionych we Wniosku na zagraniczny wyjazd służbowy lub brak właściwego udokumentowania wydatków fakturami, wymaga pisemnego uzasadnienia przez delegowanego pracownika. Wyjaśnienia dotyczące braku faktur jak i poniesienia dodatkowych kosztów muszą być zaakceptowane przez prorektora ds. współpracy międzynarodowej. W przypadku przekroczenia kwoty ryczałtów lub limitów kosztów na zagraniczny wyjazd służbowy, kwota przekroczenia podlega opodatkowaniu pracownika podatkiem dochodowym oraz składkami ZUS.
  • Kwestura sprawdza rozliczenie oraz załączone faktury pod względem formalno-rachunkowym i w przypadku niewykorzystania w pełni zaliczki przygotowuje dla delegowanego zlecenie do banku na zwrot dewiz. Pracownik dokonuje zwrotu pozostałej kwoty dewiz, wynikającej z rozliczenia zaliczki, w banku obsługującym Uczelnię, w terminie 14 dni od powrotu z wyjazdu służbowego. W przypadku, gdy kwota zaliczki była niższa od przedłożonych w rozliczeniu kosztów, delegowany otrzymuje równowartość dewiz w walucie polskiej (według kursu sprzedaży banku obsługującego Uczelnię) na konto osobiste pracownika.
  • Niezwłocznie po powrocie z wyjazdu służbowego pracownik zobowiązany jest do rozliczenia zaliczki złotówkowej pobranej na zakup biletów oraz w przypadku korzystania z samochodu osobowego – rozliczenia kosztów podróży (zarządzenie nr 77/2016/2017 z dnia 12 lipca 2017 r. w sprawie zasad ustalania i wypłacania należności przysługujących pracownikom z tytułu zwrotu kosztów korzystania z pojazdów niebędących własnością pracodawcy do celów służbowych oraz pismo okólne nr 7/2011/2012 w sprawie ustalenia stawek za kilometr przebiegu pojazdów prywatnych używanych do celów służbowych).
  • Po powrocie do kraju pracownik zobowiązany jest do przedłożenia SPRAWOZDANIA Z WYJAZDU ZAGRANICZNEGO

Prowadzenie ewidencji wyjazdów/przyjazdów

Dział Współpracy Międzynarodowej prowadzi bazę danych wyjazdów pracowników/studentów i przyjazdów obcokrajowców. Wydziały powinny informować Dział o wszystkich zagranicznych wyjazdach służbowych oraz o pobytach gości.


DOKUMENTY DO POBRANIA:


Podstawy prawne:

  1. Zasady obsługi administracyjnej współpracy międzynarodowej UTP – załącznik do zarządzenia nr Z.162.2020.2021 z dnia 19.05.2021
  2. Zasady rozliczania podróży służbowych i korzystania z pojazdów prywatnych do celów służbowych – załącznik nr 20 do zarządzenia nr Z.116.2019.2020 z dnia 17.03.2020