ZASADY OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ ZAGRANICZNYCH WYJAZDÓW SŁUŻBOWYCH


PRZED WYJAZDEM:

Pracownik podejmujący służbowy wyjazd zagraniczny powinien co najmniej na 14 dni przed planowanym terminem wyjazdu, przedłożyć w Dziale Współpracy Międzynarodowej do akceptacji prorektora ds. nauki i ewaluacji:

lub

Pracownik składa Wniosek na zagraniczny wyjazd służbowy w przypadku wyjazdów na:

Cel wyjazdu Kryteria
konferencja, sympozjum, kongres, seminarium do wniosku o zagraniczny wyjazd służbowy należy dołączyć potwierdzenie czynnego uczestnictwa (potwierdzenie przyjęcia referatu, posteru) lub członkostwa w komitecie naukowym/organizacyjnym
wyjazdy studyjne, monitoring studentów realizacja projektów międzynarodowych, reprezentowanie uczelni
konsultacje naukowe do wniosku należy dołączyć potwierdzenie planowanych spotkań lub zaproszenie strony przyjmującej

Pracownik składa Wniosek o skierowanie na prowadzenie badań naukowych, podejmowanie działalności dydaktycznej oraz w celach szkoleniowych, w przypadku gdy spełnione są kryteria podane w poniższej tabeli:

Cel wyjazdu Kryteria
prowadzenie badań do wniosku należy dołączyć zaproszenie lub zgodę jednostki przyjmującej na prowadzenie badań
staż dydaktyczny do wniosku należy dołączyć zaproszenie lub zgodę strony przyjmującej na prowadzenie działalności dydaktycznej
staż szkoleniowy do wniosku należy dołączyć potwierdzenie przyjęcia:
– na studia podyplomowe, doktoranckie,
– na staże naukowe, specjalizacyjne,
– na kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe
wymiana osobowa – potwierdzenie realizacji współpracy wynikającej z umów międzyrządowych zgodnie z wymogami Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego,
– potwierdzenie realizacji współpracy w ramach porozumienia z inną uczelnią/jednostką badawczą, zgodnie ze szczegółowym programem współpracy

Kalkulacja kosztów zagranicznych wyjazdów służbowych:

Zasady ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju określone są w

Zgodnie z Rozporządzeniem pracodawca ustala środek transportu właściwy do odbycia zagranicznej podróży służbowej.

W przypadku podróży samolotem zalecane jest korzystanie z klasy ekonomicznej oraz taryfy APEX, a także innych taryf ulgowych (bilety grupowe). Zakupu biletów lotniczych dokonuje Dział Współpracy Międzynarodowej w konsultacji z pracownikiem wyjeżdżającym za pośrednictwem biura podróży, które realizuje dostawę biletów lotniczych na zasadzie umowy. Zakup biletów może zostać dokonany tylko po przedłożeniu przez pracownika wniosku na zagraniczny wyjazd służbowy.

Aktualnie za dostawę biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie, biletów autokarowych i promowych dla UTP odpowiada biuro:
UPHOTEL sp. z o.o.
ul. Solna 4
58-500 Jelenia Góra
tel. +48 75 644 68 35

http://uphotel.pl/

Na wniosek pracownika prorektor ds. nauki i ewaluacji może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W tym przypadku pracownik zobowiązany jest przedłożyć do akceptacji prorektora ds. nauki i ewaluacji

Przy kalkulowaniu kosztów służbowego wyjazdu zagranicznego należy kierować się zasadą ponoszenia najniższych możliwych kosztów.

Odbiór zaliczek na wyjazd zagraniczny:

Zaliczki w walucie obcej na wyjazdy zagraniczne można odbierać:

  1. W II Oddziale Banku Pekao S.A. w Bydgoszczy przy pl. Teatralnym 4 za okazaniem dowodu osobistego lub paszportu
  2. W Oddziale w Bydgoszczy przy ul. E. Kwiatkowskiego 2. W tym przypadku należy zgłosić ten fakt w Dziale Współpracy Międzynarodowej, a następnie odebrać z Sekcji Finansowej Kwestury (bud. 2.1, pok. 32) dokument Polecenie Zapłaty i przedłożyć go w placówce banku

Zaliczkę złotówkową na wyjazd zagraniczny można pobrać w 13 placówkach Banku Pekao S.A. w Bydgoszczy oraz we wszystkich oddziałach Banku Pekao S.A. na terenie całego kraju, w ramach usługi AUTOWYPŁATA. Wypłata gotówki będzie możliwa po przedstawieniu w banku swojego dowodu osobistego lub paszportu oraz poinformowaniu kasjera, że jest to „AUTOWYPŁATA z UTP” .

Placówki Banku Pekao S.A. dostępne są pod adresem: http://www.pekao.com.pl/placowki_bankomaty.


Udzielanie urlopów na staże naukowe, dydaktyczne i szkoleniowe

Zasady udzielania urlopów osobom kierowanym na staże zagraniczne:

  • Pracownik kierowany za granicę na czas nieprzekraczający miesiąca otrzymuje urlop szkoleniowy płatny wg zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.
  • Pracownik kierowany za granicę na okres przekraczający miesiąc lub w stosunku, do którego długość okresu skierowania została przedłużona może otrzymać urlop szkoleniowy, po przedłożeniu wniosku o udzielenie płatnego urlopu szkoleniowego.
  • Decyzję o przyznaniu urlopu szkoleniowego podejmuje prorektor ds. współpracy międzynarodowej.

PO POWROCIE:

Rozliczenie delegacji

  • Po powrocie do kraju pracownik zobowiązany jest w ciągu 14 dni przedłożyć w Dziale Współpracy Międzynarodowej

pobranej zaliczki dewizowej oraz związane z pobytem faktury (do faktur podaje się pełną nazwę Uczelni, adres: al. prof. Sylwestra Kaliskiego 7, 85-796 Bydgoszcz oraz NIP 554-031-31-07). Wymagane są również rachunki, które dotyczą wcześniej dokonanych przedpłat (opłaty konferencyjnej, noclegów itp.). Rozliczenie zaliczki powinno być dokonane w walucie otrzymanej zaliczki.

  • Rozliczenie obejmuje:
    • należności niewymagające udokumentowania: diety, ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowej oraz ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z lotniska lub dworca (dieta dojazdowa),
    • należności wymagające udokumentowania: koszty podróży (bilety), noclegi (rachunek, także w przypadku płatności kartą płatniczą, wystawiony na Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy), inne wydatki, których poniesienie było niezbędne w trakcie trwania delegacji.
  • Delegowany, który nie pobrał przed wyjazdem zaliczki dewizowej występuje o zwrot należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej, składając ROZLICZENIE jw.
  • Prawidłowość naliczania kosztów potwierdza Dział Współpracy Międzynarodowej, a następnie zatwierdza prorektor ds. nauki i ewaluacji. Przekroczenie limitu na nocleg, przekroczenie kosztów przedstawionych we Wniosku na zagraniczny wyjazd służbowy lub brak właściwego udokumentowania wydatków fakturami, wymaga pisemnego uzasadnienia przez delegowanego pracownika. Wyjaśnienia dotyczące braku faktur jak i poniesienia dodatkowych kosztów muszą być zaakceptowane przez prorektora ds. współpracy międzynarodowej. W przypadku przekroczenia kwoty ryczałtów lub limitów kosztów na zagraniczny wyjazd służbowy, kwota przekroczenia podlega opodatkowaniu pracownika podatkiem dochodowym oraz składkami ZUS.
  • Kwestura sprawdza rozliczenie oraz załączone faktury pod względem formalno-rachunkowym i w przypadku niewykorzystania w pełni zaliczki przygotowuje dla delegowanego zlecenie do banku na zwrot dewiz. Pracownik dokonuje zwrotu pozostałej kwoty dewiz, wynikającej z rozliczenia zaliczki, w banku obsługującym Uczelnię, w terminie 14 dni od powrotu z wyjazdu służbowego. W przypadku, gdy kwota zaliczki była niższa od przedłożonych w rozliczeniu kosztów, delegowany otrzymuje równowartość dewiz w walucie polskiej (według kursu sprzedaży banku obsługującego Uczelnię) na konto osobiste pracownika.
  • Niezwłocznie po powrocie z wyjazdu służbowego pracownik zobowiązany jest do rozliczenia zaliczki złotówkowej pobranej na zakup biletów oraz w przypadku korzystania z samochodu osobowego – rozliczenia kosztów podróży (zarządzenie nr 77/2016/2017 z dnia 12 lipca 2017 r. w sprawie zasad ustalania i wypłacania należności przysługujących pracownikom z tytułu zwrotu kosztów korzystania z pojazdów niebędących własnością pracodawcy do celów służbowych oraz pismo okólne nr 7/2011/2012 w sprawie ustalenia stawek za kilometr przebiegu pojazdów prywatnych używanych do celów służbowych).
  • Po powrocie do kraju pracownik zobowiązany jest do przedłożenia

Prowadzenie ewidencji wyjazdów/przyjazdów

Dział Współpracy Międzynarodowej prowadzi bazę danych wyjazdów pracowników/studentów i przyjazdów obcokrajowców. Wydziały powinny informować Dział o wszystkich zagranicznych wyjazdach służbowych oraz o pobytach gości.


DOKUMENTY DO POBRANIA:


Podstawy prawne: