ZASADY PRZYJMOWANIA GOŚCI ZAGRANICZNYCH

Obowiązkiem każdego kierownika jednostki organizacyjnej wydziału (tj. instytutu, katedry) jest zgłoszenie przyjazdu gościa zagranicznego w Dziale Współpracy Międzynarodowej.

Decyzję o przyjęciu gości z zagranicy podejmuje prorektor ds. współpracy międzynarodowej.

Pracownik zainteresowany przyjęciem gości składa w Dziale Współpracy Międzynarodowej

Kalkulacja kosztów pobytu gości zagranicznych:

  • Podróż – zasadą jest, że strona zapraszająca nie opłaca kosztów podróży. Goście przyjeżdżają na koszt własny lub na koszt instytucji wysyłającej. W uzasadnionych przypadkach koszty podróży mogą zostać pokryte z funduszy Uniwersytetu pod warunkiem posiadania środków w budżecie kosztów lub z funduszy otrzymanych na podstawie umowy zawartej z zewnętrzną jednostką finansującą przyjazd gościa jeżeli umowa na to zezwala.
  • Zwrot kosztów podróży jest możliwy po przedstawieniu faktury wystawionej na Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy im. Jana i Jędrzeja Śniadeckich w Bydgoszczy. Podróże na terenie kraju, np. udział w sesjach i badaniach terenowych, w konferencjach mogą być finansowane, jeżeli są integralną częścią merytorycznego programu pobytu gościa w Polsce. W takim przypadku do rozliczenie pobytu należy przedłożyć bilet, rachunek za podróż lub fakturę wystawioną na Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy im. Jana i Jędrzeja Śniadeckich w Bydgoszczy.
  • Koszt pobytu – Wysokość stawki ustala dysponent środków za zgodą kierownika jednostki uwzględniając rangę gościa oraz cel jego wizyty. Wysokość stawki musi zostać zaakceptowana przez prorektora ds. współpracy międzynarodowej. Jeżeli gość otrzymuje dzienne utrzymanie, np. w czasie konferencji, to przysługuje mu kieszonkowe w wysokości do 25% stawki dziennej. Jeżeli przyjazd następuje w wyniku wykonania przez Uniwersytet umowy zawartej z zewnętrzną jednostką finansującą przyjazd gościa wysokość diet może wynikać z wysokości przyznanych środków, o ile umowa zezwala na wypłatę diet. Wysokość stawki diety gościa przyjeżdżającego z inicjatywy Rektora ustala Rektor uwzględniając rangę gościa oraz cel jego wizyty.
  • Diety/kieszonkowe wypłacane są w złotych w formie:
    – należności do rozliczenia pobranej osobiście przez gościa zagranicznego,
    – należności do rozliczenia pobranej przez opiekuna gościa zagranicznego. Opiekun wypłaca należność, a gość kwituje odbiór podpisem,
    – przelewu na rachunek bankowy gościa zagranicznego.  Zwrot kosztów noclegów jest możliwy po przedstawieniu faktury wystawionej na Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy im. Jana i Jędrzeja Śniadeckich w Bydgoszczy.
  • W czasie wizyty opiekun gościa wręcza gościowi pisemną informację w języku angielskim o tym, że UTP jest administratorem danych osobowych gościa