ZASADY PRZYJMOWANIA GOŚCI ZAGRANICZNYCH

Obowiązkiem każdego kierownika jednostki organizacyjnej wydziału (tj. instytutu, katedry) jest zgłoszenie przyjazdu gościa zagranicznego w Dziale Współpracy Międzynarodowej.

Decyzję o przyjęciu gości z zagranicy podejmuje prorektor ds. nauki i ewaluacji.

Pracownik zainteresowany przyjęciem gości składa w Dziale Współpracy Międzynarodowej

Kalkulacja kosztów pobytu gości zagranicznych:

  • Podróż – zasadą jest, że strona zapraszająca nie opłaca kosztów podróży. Goście przyjeżdżają na koszt własny lub na koszt instytucji wysyłającej. W uzasadnionych przypadkach koszty podróży mogą zostać pokryte z funduszy Uniwersytetu pod warunkiem posiadania środków w budżecie kosztów lub z funduszy otrzymanych na podstawie umowy zawartej z zewnętrzną jednostką finansującą przyjazd gościa jeżeli umowa na to zezwala.
  • Zwrot kosztów podróży jest możliwy po przedstawieniu faktury wystawionej na Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy im. Jana i Jędrzeja Śniadeckich w Bydgoszczy. Podróże na terenie kraju, np. udział w sesjach i badaniach terenowych, w konferencjach mogą być finansowane, jeżeli są integralną częścią merytorycznego programu pobytu gościa w Polsce. W takim przypadku do rozliczenie pobytu należy przedłożyć bilet, rachunek za podróż lub fakturę wystawioną na Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy im. Jana i Jędrzeja Śniadeckich w Bydgoszczy.
  • Koszt pobytu – Wysokość stawki ustala dysponent środków za zgodą kierownika jednostki uwzględniając rangę gościa oraz cel jego wizyty. Wysokość stawki musi zostać zaakceptowana przez prorektora ds. nauki i ewaluacji. Jeżeli gość otrzymuje dzienne utrzymanie, np. w czasie konferencji, to przysługuje mu kieszonkowe w wysokości do 25% stawki dziennej. Jeżeli przyjazd następuje w wyniku wykonania przez Uniwersytet umowy zawartej z zewnętrzną jednostką finansującą przyjazd gościa wysokość diet może wynikać z wysokości przyznanych środków, o ile umowa zezwala na wypłatę diet. Wysokość stawki diety gościa przyjeżdżającego z inicjatywy Rektora ustala Rektor uwzględniając rangę gościa oraz cel jego wizyty.
  • Diety/kieszonkowe wypłacane są w złotych w formie:
    – należności do rozliczenia pobranej osobiście przez gościa zagranicznego,
    – należności do rozliczenia pobranej przez opiekuna gościa zagranicznego. Opiekun wypłaca należność, a gość kwituje odbiór podpisem,
    – przelewu na rachunek bankowy gościa zagranicznego.  Zwrot kosztów noclegów jest możliwy po przedstawieniu faktury wystawionej na Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy im. Jana i Jędrzeja Śniadeckich w Bydgoszczy.
  • W czasie wizyty opiekun gościa wręcza gościowi pisemną informację w języku angielskim o tym, że UTP jest administratorem danych osobowych gościa