NALEŻNOŚCI PRZYSŁUGUJĄCE DOKTORANTOM
(NIE BĘDĄCYM PRACOWNIKAMI UTP) Z TYTUŁU PODRÓŻY ZAGRANICZNYCH ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ ZADAŃ NAUKOWO-BADAWCZYCH NA RZECZ UTP

 

 

Doktorant może ubiegać się o zwrot kosztów podróży zagranicznych związanych z realizacją zadań naukowo-badawczych na rzecz Uniwersytetu.

Podstawą do ubiegania się o zwrot poniesionych kosztów jest złożenie WNIOSKU O ZAWARCIE UMOWY NA WYJAZD ZAGRANICZNY, a następnie zawarcie UMOWY NA ZAGRANICZNY WYJAZD.

 

Wydatki związane z wyjazdem zagranicznym, jeżeli zawarta umowa tak stanowi, dotyczą:

  • kosztów podróży w wysokości ceny biletu określonego środka transportu, a jeśli wyjeżdżający korzysta z samochodu (niestanowiącego własności zleceniodawcy) - według Zarządzenia Rektora UTP, o którym mowa w § 2 ust. 3 pkt. b),
  • diet pobytowych wg stawki określonej w rozporządzeniu właściwego ministra w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granice kraju (ZAKŁADKA Rozporządzenie MPiPS oraz Diety i Noclegi)
  • kosztów noclegu – w wysokości stwierdzonej rachunkiem, a w razie jego braku w formie ryczałtu, w kwocie stanowiącej równowartość 25% wg stawki określonej w rozporządzeniu właściwego ministra w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granice kraju.
  • innych udokumentowanych wydatków związanych z wykonywaniem czynności określonych
    w umowie (w szczególności kosztów opłaty konferencyjnej, opłat wizowych, itp.).

 

PRZED WYJAZDEM:

  1. Doktorant, w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym, występuje z WNIOSKIEM O ZAWARCIE UMOWY NA WYJAZD ZAGRANICZNY. Wypełniony wniosek należy złożyć w Dziale Współpracy Międzynarodowej (RMM).

  2. Po akceptacji wniosku przez Prorektora ds. Współpracy Międzynarodowej pracownicy RMM przygotowują UMOWĘ NA WYJAZD ZAGRANICZNY.

  3. UMOWA NA WYJAZD ZAGRANICZNY wymaga kontrasygnaty Kwestora.

  4. Umowę podpisuje Prorektor ds. Współpracy Międzynarodowej.

  5. UMOWA NA WYJAZD ZAGRANICZNY sporządzana jest w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron:
  • 1 egz. dla Wykonawcy (Doktorant)
  • 2 egz. dla Zleceniodawcy (Uczelnia)
  1. Realizacja umowy następuje z zachowaniem zasad celowości, gospodarności, legalności
    i rzetelności wydatkowania środków finansowych.

 

Umowy na wyjazdy zagraniczne doktorantów ewidencjonowane są w Dziale Współpracy Międzynarodowej.

W razie braku możliwości skorzystania ze środków transportu zbiorowego (autobus, kolej, samolot) oraz wyrażenia zgody na przejazd samochodem będącym własnością Wykonawcy, osoba działająca
w imieniu Uniwersytetu, określa stawkę za jeden kilometr przebiegu zgodnie z aktualnym pismem okólnym w sprawie ustalenia stawek za kilometr przebiegu pojazdów prywatnych używanych do celów służbowych.

 

Wykonawca może otrzymać zaliczkę na wyjazd zagraniczny w oparciu o kalkulację kosztów, zawartą we wniosku o zawarcie umowy na wyjazd zagraniczny.

 

PO POWROCIE:

  1. Po powrocie do kraju Wykonawca zobowiązany jest w ciągu siedmiu dni przedłożyć w RMM ROZLICZENIE pobranej zaliczki dewizowej oraz załączyć faktury i rachunki na wydatki wymagające udokumentowania, wystawione na Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy im. Jana i Jędrzeja Śniadeckich w Bydgoszczy. Wniesione przedpłaty wymagają przedłożenia faktury, rachunku wystawionego na Uniwersytet w ciągu siedmiu dni od daty zakończenia wyjazdu. Nie dokonuje się zwrotu należności z tytułu podróży w razie złożenia dokumentów po wskazanym terminie.
  2. Wykonawca, który nie pobrał przed wyjazdem zaliczki dewizowej, występuje o zwrot należności z tytułu podróży zagranicznej, składając ROZLICZENIE wg zasad jw.

  3. Prawidłowość naliczenia kosztów potwierdza RMM, a następnie zatwierdza Prorektor ds. Współpracy Międzynarodowej.

  4. Kwestura sprawdza rozliczenie oraz załączone faktury pod względem formalno-rachunkowym i w przypadku niewykorzystania w pełni zaliczki przygotowuje dla Wykonawcy zlecenie do banku na zwrot dewiz. Wykonawca dokonuje zwrotu dewiz na rachunek bankowy UTP w terminie nieprzekraczającym czternastu dni od daty powrotu z wyjazdu. W razie gdy kwota udzielonej zaliczki była niższa od przedłożonych w rozliczeniu kosztów, Wykonawca otrzymuje równowartość dewiz stanowiących nadwyżkę poniesionych i udokumentowanych wydatków przekraczających wartość zaliczki w walucie polskiej na rachunek bankowy wskazany w umowie w terminie czternastu dni od daty dokonania rozliczenia.

  5. W przypadku wykorzystania prywatnego samochodu osobowego należy dołączyć oświadczenie i ewidencję przebiegu pojazdu zgodnie z Zarządzeniem Rektora UTP (Zarządzenie nr Z.16.2012.2013 z dnia 9.10.2012). Zwrot kosztów przejazdu następuje z uwzględnieniem ulg stosowanych przez przewoźników bez względu na to, z jakiego tytułu te ulgi przysługują.