ZASADY OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ ZAGRANICZNYCH WYJAZDÓW SŁUŻBOWYCH

 

 

PRZED WYJAZDEM:

Wniosek o wyjazd zagraniczny:

Pracownik podejmujący służbowy wyjazd zagraniczny powinien co najmniej na 14 dni przed planowanym terminem wyjazdu, przedłożyć w RMM do akceptacji prorektora ds. współpracy miedzynarodowej:

lub

Na wniosek pracownika prorektor ds. współpracy międzynarodowej może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy.
W tym przypadku pracownik zobowiązany jest przedłożyć do akceptacji prorektora ds. współpracy międzynarodowej WNIOSEK O UŻYWANIE POJAZDU PRACOWNIKA DO CELÓW SŁUŻBOWYCH.

 

Kalkulacja kosztów zagranicznych wyjazdów służbowych:

Zasady ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju określone są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz.U.2013 poz. 167).

Zgodnie z powyżej wymienionym Rozporządzeniem pracodawca ustala środek transportu właściwy do odbycia zagranicznej podróży służbowej.

W przypadku podróży samolotem zalecane jest korzystanie z klasy ekonomicznej oraz taryfy APEX a także innych taryf ulgowych (bilety grupowe). Zakupu biletów lotniczych dokonuje RMM w konsultacji z pracownikiem wyjeżdżającym za pośrednictwem biura podróży, które realizuje dostawę biletów lotniczych na zasadzie umowy.

Przy kalkulowaniu kosztów służbowego wyjazdu zagranicznego należy kierować się zasadą ponoszenia najniższych możliwych kosztów.

 

Odbiór zaliczek na wyjazd zagraniczny :

 

Zaliczki w walucie obcej na wyjazdy zagraniczne można odbierać:

 

  1. W II Oddziale Banku Pekao S.A. w Bydgoszczy przy pl. Teatralnym 4 za okazaniem dowodu osobistego lub paszportu
  2. W I Oddziale, Filia 2, ul. Prejsa 4. W tym przypadku należy zgłosić ten fakt w Dziale Współpracy Międzynarodowej, a następnie odebrać z Sekcji Finansowej Kwestury (bud. 2.1, pok. 32) dokument Polecenie Zapłaty i przedłożyć go w placówce banku

 

Zaliczkę złotówkową na wyjazd zagraniczny można pobrać w 13 placówkach Banku Pekao S.A. w Bydgoszczy oraz we wszystkich oddziałach Banku Pekao S.A. na terenie całego kraju, w ramach usługi AUTOWYPŁATA. Wypłata gotówki będzie możliwa po przedstawieniu w banku swojego dowodu osobistego lub paszportu oraz poinformowaniu kasjera, że jest to „AUTOWYPŁATA z UTP” .

 

Placówki Banku Pekao S.A. dostępne są pod adresem: http://www.pekao.com.pl/placowki_bankomaty.

 

 

PO POWROCIE:

Rozliczenie delegacji

  • Po powrocie do kraju pracownik zobowiązany jest w ciągu 14 dni przedłożyć w RMM ROZLICZENIE pobranej zaliczki dewizowej oraz związane z pobytem faktury (do faktur podaje się pełną nazwę Uczelni, adres: al. prof. Sylwestra Kaliskiego 7, 85-796 Bydgoszcz oraz NIP 554-031-31-07). Wymagane są również rachunki, które dotyczą wcześniej dokonanych przedpłat (opłaty konferencyjnej, noclegów itp.). Rozliczenie zaliczki powinno być dokonane w walucie otrzymanej zaliczki.

  • Rozliczenie obejmuje:
    • należności nie wymagające udokumentowania: diety, ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowej oraz na pokrycie kosztów dojazdu z lotniska lub dworca,

    • należności wymagające udokumentowania: koszty podróży (bilety), noclegi (rachunek, także w przypadku płatności kartą płatniczą, wystawiony na Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy), inne wydatki, których poniesienie było niezbędne w trakcie trwania delegacji.

  • Delegowany, który nie pobrał przed wyjazdem zaliczki dewizowej występuje o zwrot należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej, składając ROZLICZENIE jw.

  • Prawidłowość naliczania kosztów potwierdza RMM, a następnie zatwierdza prorektor ds. współpracy międzynarodowej. Przekroczenie limitu na nocleg, przekroczenie kosztów przedstawionych we Wniosku na zagraniczny wyjazd służbowy lub brak właściwego udokumentowania wydatków fakturami, wymaga pisemnego uzasadnienia przez delegowanego pracownika. Wyjaśnienia dotyczące braku faktur jak i poniesienia dodatkowych kosztów musi być zaakceptowane przez prorektora ds. współpracy międzynarodowej. W przypadku przekroczenia kwoty ryczałtów lub limitów kosztów na zagraniczny wyjazd służbowy kwota przekroczenie podlega opodatkowaniu pracownika podatkiem dochodowym oraz składkami ZUS.

  • Kwestura sprawdza rozliczenie oraz załączone faktury pod względem formalno-rachunkowym i w przypadku niewykorzystania w pełni zaliczki przygotowuje dla delegowanego zlecenie do banku na zwrot dewiz. Pracownik dokonuje zwrotu pozostałej kwoty dewiz, wynikającej z rozliczenia zaliczki, w banku obsługującym Uczelnię, w terminie 14 dni od powrotu z wyjazdu służbowego. W przypadku, gdy kwota zaliczki była niższa od przedłożonych w rozliczeniu kosztów, delegowany otrzymuje równowartości dewiz w walucie polskiej (według kursu sprzedaży banku obsługującego Uczelnię) poprzez kasę Uczelni lub na konto osobiste pracownika.

  • Niezwłocznie po powrocie z wyjazdu służbowego pracownik zobowiązany jest do rozliczenia zaliczki złotówkowej pobranej na zakup biletów oraz w przypadku korzystania z samochodu osobowego – rozliczenia kosztów podróży (zarządzenie nr 77/2016/2017 z dnia 12 lipca 2017 r. w sprawie zasad ustalania i wypłacania należności przysługujących pracownikom z tytułu zwrotu kosztów korzystania z pojazdów niebędących własnością pracodawcy do celów służbowych oraz pismo okólne nr 7/2011/2012 w sprawie ustalenia stawek za kilometr przebiegu pojazdów prywatnych używanych do celów służbowych).

  • Po powrocie do kraju pracownik zobowiązany jest do przedłożenia sprawozdania z pobytu zagranicą.

 

Prowadzenie ewidencji wyjazdów/przyjazdów

RMM prowadzi bazę danych wyjazdów pracowników/studentów i przyjazdów obcokrajowców. Wydziały powinny informować Dział o wszystkich zagranicznych wyjazdach służbowych oraz o pobytach gości.

 

Podstawy prawne

1. Zasady wyjazdów zagranicznych - zarządzenie nr Z.78.2016.2017 z dnia 14.07.2017

2. Zasady rozliczania podróży służbowych i korzystania z pojazdów prywatnych do celów służbowych - zarządzenie nr Z.77.2016.2017 z dnia 12.07.2017